Die allabendliche Postausgangskontrolle – und der Fristenkalender

Die allabendliche Ausgangskontrolle fristgebundener Anwaltsschriftsätze mittels Abgleichs mit dem Fristenkalender dient nicht allein dazu, zu überprüfen, ob sich aus den Eintragungen noch unerledigt gebliebene Fristsachen ergeben. Sie soll vielmehr auch gewährleisten, festzustellen, ob möglicherweise in einer bereits als erledigt vermerkten Fristsache die fristwahrende Handlung noch aussteht1.

Die allabendliche Postausgangskontrolle – und der Fristenkalender

Zu diesem Zweck sind Fristenkalender so zu führen, dass auch eine gestrichene Frist noch erkennbar und bei der Endkontrolle überprüfbar ist. Das ist auch bei einer elektronischen Kalenderführung erforderlich, denn sie darf keine hinter der manuellen Führung zurückbleibende Überprüfungssicherheit bieten2.

Aufgrund des verfassungsrechtlich verbürgten Anspruchs auf Gewährung rechtlichen Gehörs (Art. 103 Abs. 1 GG) und auf wirkungsvollen Rechtsschutz (Art. 2 Abs. 1 GG i. V. m. dem Rechtsstaatsprinzip) darf einer Partei die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nicht aufgrund von Anforderungen an die Sorgfaltspflichten ihres Prozessbevollmächtigten versagt werden, die nach höchstrichterlicher Rechtsprechung nicht verlangt werden und den Parteien den Zugang zu einer in der Verfahrensordnung eingeräumten Instanz in unzumutbarer, aus Sachgründen nicht mehr zu rechtfertigender Weise erschweren3.

Ein Rechtsanwalt hat durch organisatorische Vorkehrungen sicherzustellen, dass ein fristgebundener Schriftsatz rechtzeitig gefertigt und innerhalb der laufenden Frist beim zuständigen Gericht eingeht. Hierzu hat er grundsätzlich sein Möglichstes zu tun, um Fehlerquellen bei der Eintragung und Behandlung von Rechtsmittelfristen auszuschließen4. Dies setzt zum einen voraus, dass die im Fristenkalender vermerkten Fristen erst dann gestrichen oder anderweitig als erledigt gekennzeichnet werden, wenn die fristwahrende Maßnahme tatsächlich durchgeführt, der Schriftsatz also gefertigt und abgesandt oder zumindest postfertig gemacht, die weitere Beförderung der ausgehenden Post also organisatorisch zuverlässig vorbereitet worden ist5. Ferner gehört hierzu die Anordnung des Rechtsanwalts, dass die Erledigung von fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstages anhand des Fristenkalenders durch eine dazu beauftragte Bürokraft überprüft wird6. Eine solche zusätzliche Kontrolle ist bereits deswegen notwendig, weil selbst bei sachgerechten Organisationsabläufen individuelle Bearbeitungsfehler auftreten können, die es nach Möglichkeit aufzufinden und zu beheben gilt.

Der Rechtsanwalt hat also die Ausgangskontrolle von fristgebundenen Schriftsätzen so zu organisieren, dass sie einen gestuften Schutz gegen Fristversäumungen bietet7. Bei der allabendlichen Kontrolle fristgebundener Sachen ist eine nochmalige, selbständige Prüfung erforderlich8. Sie muss gewährleisten, dass am Ende eines jeden Arbeitstages von einer dazu beauftragten Bürokraft geprüft wird, welche fristwahrenden Schriftsätze hergestellt, abgesandt oder zumindest versandfertig gemacht worden sind und ob diese mit den im Fristenkalender vermerkten Sachen übereinstimmen9.

Die allabendliche Ausgangskontrolle fristgebundener Schriftsätze mittels Abgleichs mit dem Fristenkalender dient nicht allein dazu, zu überprüfen, ob sich aus den Eintragungen noch unerledigt gebliebene Fristsachen ergeben. Dies stellt zwar eine wichtige Funktion der Ausgangskontrolle am Ende jeden Arbeitstages dar. Darin erschöpft sich der Sinn und Zweck dieser zusätzlichen Ausgangskontrolle jedoch nicht. Vielmehr soll die erneute und abschließende Überprüfung auch dazu dienen, festzustellen, ob möglicherweise in einer bereits als erledigt vermerkten Fristsache die fristwahrende Handlung noch aussteht9. Zu diesem Zweck sind Fristenkalender so zu führen, dass auch eine gestrichene Frist noch erkennbar und bei der Endkontrolle überprüfbar ist. Das ist auch bei einer elektronischen Kalenderführung erforderlich, denn sie darf keine hinter der manuellen Führung zurückbleibende Überprüfungssicherheit bieten10.

Dass in dem hier vom Bundesgerichtshof entschiedenen eine solche selbständige und abschließende Endkontrolle integraler Bestandteil der organisatorischen Abläufe in der Kanzlei des Prozessbevollmächtigten der Klägerin ist, hat diese weder vorgetragen noch glaubhaft gemacht. Sie hat lediglich die Verfahrensweise bezüglich der Löschung von Notfristen im Fristenkalender und der Sammlung von Schriftsätzen in Eil- und Fristsachen in einer farblich auffälligen “Rotmappe” beschrieben. Dagegen lässt sich weder dem Vortrag der Klägerin noch der zur Glaubhaftmachung vorgelegten eidesstattlichen Versicherung der zuständigen Kanzleimitarbeiterin oder der anwaltlichen Versicherung des Klägervertreters entnehmen, dass der Prozessbevollmächtigte der Klägerin in seiner Kanzlei eine allabendliche Ausgangskontrolle eingeführt hat, bei der vor Büroschluss die in verschiedenen Mappen oder Fächern abgelegten Schriftsätze mit dem Inhalt des Fristenkalenders abgeglichen werden. Demensprechend beschränkt sich ihr Vortrag darauf, die Ursächlichkeit dieses anwaltlichen Organisationsverschuldens in Abrede zu stellen.

Allerdings ist das Fehlen einer wirksamen allabendlichen Ausgangskontrolle von Fristsachen anhand des Fristenkalenders für die Versäumung der Berufungsfrist zumindest mitursächlich geworden. Die Berufungsfrist lief am Osterdienstag, dem 22.04.2014 ab. Das Fristende war korrekt im elektronischen Fristenkalender eingetragen und im Laufe des Nachmittags des 17.04.2014 als erledigt markiert worden. Die als erledigt ausgewiesene Frist war – was nach höchstrichterlicher Rechtsprechung für die Führung eines Fristenkalenders unverzichtbar ist – als solche aber noch erkennbar. In dem in der Kanzlei des Klägervertreters verwendeten elektronischen Fristenkalender werden Fristsachen rot markiert angezeigt. Die Löschung einer Frist erfolgt dadurch, dass die Mitarbeiterin den entsprechenden Fristeneintrag anklickt und an der hierfür vorgesehenen Stelle einen Haken setzt. Neben dem Fristeneintrag wird dann die Anmerkung “erledigt” angezeigt; gleichzeitig verschwindet die Rotmarkierung.

Es ist daher bei dem vorliegend vom Klägervertreter verwendeten elektronischen Fristenkalender technisch durchaus möglich, im Falle eines ordnungsgemäßen allabendlichen Abgleichs der Post mit den Kalendereinträgen diejenigen Fristen aufzudecken, die zu Unrecht als erledigt gekennzeichnet worden sind. Dazu hätte es allerdings der für eine ordnungsgemäße Ausgangskontrolle unverzichtbaren, in der Kanzlei des Klägervertreters allerdings nicht praktizierten Handhabung bedurft, sämtliche für den jeweiligen Tag eingetragenen Fristsachen (auch diejenigen, in denen die Fristen als erledigt bezeichnet worden sind) am Ende des Arbeitstages anhand der Ausgangspost (und gegebenenfalls der Akten) darauf zu überprüfen, ob sich die in diesen Sachen zu erstellenden Schriftsätze in der für Eil- und Fristsachen bestimmten “Rotmappe” oder – falsch einsortiert – in der regulären Post, befinden, beziehungsweise ob sie – gemäß dem in den Akten befindlichen Erledigungsvermerk – bereits zu einem früheren Zeitpunkt abgesandt worden sind. Der Rechtsanwalt, der gesonderte Mappen für eilbedürftige Post führt, muss, um eine wirksame Endkontrolle zu schaffen, auch geeignete organisatorische Vorkehrungen dagegen treffen, dass von dem Abgleich mit dem Fristenkalender solche Schriftstücke ausgenommen werden, die versehentlich in die reguläre Post gelangt sind.

Hätte in der Kanzlei des Klägervertreters eine entsprechende Anordnung zur Durchführung der beschriebenen Ausgangskontrolle bestanden, wäre nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge bei ansonsten pflichtgemäßem Verhalten der zuständigen Mitarbeiterin die Berufungsfrist nicht versäumt worden. Bei einem Abgleich sämtlicher in der Ausgangspost befindlicher Schriftstücke mit den für den 22.04.2014 im Fristenkalender enthaltenen Eintragungen wäre offenbar geworden, dass die im Streitfall vor Erledigung der Fristsache gelöschte Frist tatsächlich noch nicht erledigt war, weil die gefertigte Berufungsschrift noch nicht abgesandt war, sondern sich in der regulären Ausgangspost befand und daher von der Mitarbeiterin noch am selben Abend hätte bei Gericht eingereicht werden müssen. Für die Beurteilung, ob ein Organisationsfehler für die Versäumung der Frist ursächlich geworden ist, ist von einem ansonsten pflichtgemäßen Verhalten auszugehen und darf kein weiterer Fehler hinzugedacht werden11. Im Streitfall kommt hinzu, dass sich am 22.04.2014 nach den Angaben der Mitarbeiterin in dem für die Gerichtspost bestimmten Postausgangsfach, in dem die Berufungsschrift (versehentlich) abgelegt war, nur wenige Schriftstücke befanden, so dass der Schriftsatz mit geringem Prüfungsaufwand hätte entdeckt werden können.

Bundesgerichtshof, Beschluss vom 4. November 2014 – VIII ZB 38/14

  1. im Anschluss an BGH, Beschluss vom 02.03.2000 – V ZB 1/00, NJW 2000, 1957 unter – II mwN []
  2. im Anschluss an BGH, Beschluss vom 02.03.2000 – V ZB 1/00 aaO mwN []
  3. st. Rspr.; vgl. BGH, Beschluss vom 08.01.2013 – VI ZB 78/11, NJW-RR 2013, 506 Rn. 6 mwN []
  4. BGH, Beschluss vom 02.02.2010 – XI ZB 23/08, – XI ZB 24/08, NJW 2010, 1363 Rn. 11 mwN []
  5. st. Rspr.; vgl. BGH, Beschlüsse vom 08.01.2013 – VI ZB 78/11, aaO Rn. 10 mwN; vom 16.12 2013 – II ZB 23/12 9 mwN []
  6. BGH, Beschlüsse vom 02.03.2000 – V ZB 1/00, NJW 2000, 1957 unter II; vom 13.09.2007 – III ZB 26/07, FamRZ 2007, 1879 Rn. 15; vom 17.01.2012 – VI ZB 11/11, NJW-RR 2012, 427 Rn. 9; vom 26.04.2012 – V ZB 45/11 12; vom 16.12 2013 – II ZB 23/12, aaO; vom 11.03.2014 – VIII ZB 52/13 5; jeweils mwN []
  7. vgl. BGH, Beschluss vom 16.12 2013 – II ZB 23/12, aaO Rn. 10 []
  8. BGH, Beschlüsse vom 13.09.2009 – III ZB 26/07, aaO; vom 26.04.2012 – V ZB 45/11, juris aaO; jeweils mwN []
  9. BGH, Beschluss vom 02.03.2000 – V ZB 1/00, aaO mwN [] []
  10. BGH, Beschluss vom 02.03.2000 – V ZB 1/00 aaO mwN []
  11. BGH, Beschluss vom 24.01.2012 – II ZB 3/11, NJW-RR 2012, 747 Rn. 14 []