Die allabendliche Postausgangskontrolle — und der Fristenkalender

Die allabendliche Aus­gangskon­trolle frist­ge­bun­den­er Anwaltss­chrift­sätze mit­tels Abgle­ichs mit dem Fris­tenkalen­der dient nicht allein dazu, zu über­prüfen, ob sich aus den Ein­tra­gun­gen noch unerledigt gebliebene Frist­sachen ergeben. Sie soll vielmehr auch gewährleis­ten, festzustellen, ob möglicher­weise in ein­er bere­its als erledigt ver­merk­ten Frist­sache die frist­wahrende Hand­lung noch ausste­ht1.

Die allabendliche Postausgangskontrolle — und der Fristenkalender

Zu diesem Zweck sind Fris­tenkalen­der so zu führen, dass auch eine gestrich­ene Frist noch erkennbar und bei der End­kon­trolle über­prüf­bar ist. Das ist auch bei ein­er elek­tro­n­is­chen Kalen­der­führung erforder­lich, denn sie darf keine hin­ter der manuellen Führung zurück­bleibende Über­prü­fungssicher­heit bieten2.

Auf­grund des ver­fas­sungsrechtlich ver­bürgten Anspruchs auf Gewährung rechtlichen Gehörs (Art. 103 Abs. 1 GG) und auf wirkungsvollen Rechtss­chutz (Art. 2 Abs. 1 GG i. V. m. dem Rechtsstaat­sprinzip) darf ein­er Partei die Wiedere­in­set­zung in den vorigen Stand nicht auf­grund von Anforderun­gen an die Sorgfalt­spflicht­en ihres Prozess­bevollmächtigten ver­sagt wer­den, die nach höch­strichter­lich­er Recht­sprechung nicht ver­langt wer­den und den Parteien den Zugang zu ein­er in der Ver­fahren­sor­d­nung eingeräumten Instanz in unzu­mut­bar­er, aus Sach­grün­den nicht mehr zu recht­fer­ti­gen­der Weise erschw­eren3.

Ein Recht­san­walt hat durch organ­isatorische Vorkehrun­gen sicherzustellen, dass ein frist­ge­bun­den­er Schrift­satz rechtzeit­ig gefer­tigt und inner­halb der laufend­en Frist beim zuständi­gen Gericht einge­ht. Hierzu hat er grund­sät­zlich sein Möglich­stes zu tun, um Fehlerquellen bei der Ein­tra­gung und Behand­lung von Rechtsmit­tel­fris­ten auszuschließen4. Dies set­zt zum einen voraus, dass die im Fris­tenkalen­der ver­merk­ten Fris­ten erst dann gestrichen oder ander­weit­ig als erledigt gekennze­ich­net wer­den, wenn die frist­wahrende Maß­nahme tat­säch­lich durchge­führt, der Schrift­satz also gefer­tigt und abge­sandt oder zumin­d­est post­fer­tig gemacht, die weit­ere Beförderung der aus­ge­hen­den Post also organ­isatorisch zuver­läs­sig vor­bere­it­et wor­den ist5. Fern­er gehört hierzu die Anord­nung des Recht­san­walts, dass die Erledi­gung von frist­ge­bun­de­nen Sachen am Abend eines jeden Arbeit­stages anhand des Fris­tenkalen­ders durch eine dazu beauf­tragte Bürokraft über­prüft wird6. Eine solche zusät­zliche Kon­trolle ist bere­its deswe­gen notwendig, weil selb­st bei sachgerecht­en Organ­i­sa­tion­s­abläufen indi­vidu­elle Bear­beitungs­fehler auftreten kön­nen, die es nach Möglichkeit aufzufind­en und zu beheben gilt.

Der Recht­san­walt hat also die Aus­gangskon­trolle von frist­ge­bun­de­nen Schrift­sätzen so zu organ­isieren, dass sie einen gestuften Schutz gegen Fristver­säu­mungen bietet7. Bei der allabendlichen Kon­trolle frist­ge­bun­den­er Sachen ist eine nochma­lige, selb­ständi­ge Prü­fung erforder­lich8. Sie muss gewährleis­ten, dass am Ende eines jeden Arbeit­stages von ein­er dazu beauf­tragten Bürokraft geprüft wird, welche frist­wahren­den Schrift­sätze hergestellt, abge­sandt oder zumin­d­est ver­sand­fer­tig gemacht wor­den sind und ob diese mit den im Fris­tenkalen­der ver­merk­ten Sachen übere­in­stim­men9.

Die allabendliche Aus­gangskon­trolle frist­ge­bun­den­er Schrift­sätze mit­tels Abgle­ichs mit dem Fris­tenkalen­der dient nicht allein dazu, zu über­prüfen, ob sich aus den Ein­tra­gun­gen noch unerledigt gebliebene Frist­sachen ergeben. Dies stellt zwar eine wichtige Funk­tion der Aus­gangskon­trolle am Ende jeden Arbeit­stages dar. Darin erschöpft sich der Sinn und Zweck dieser zusät­zlichen Aus­gangskon­trolle jedoch nicht. Vielmehr soll die erneute und abschließende Über­prü­fung auch dazu dienen, festzustellen, ob möglicher­weise in ein­er bere­its als erledigt ver­merk­ten Frist­sache die frist­wahrende Hand­lung noch ausste­ht9. Zu diesem Zweck sind Fris­tenkalen­der so zu führen, dass auch eine gestrich­ene Frist noch erkennbar und bei der End­kon­trolle über­prüf­bar ist. Das ist auch bei ein­er elek­tro­n­is­chen Kalen­der­führung erforder­lich, denn sie darf keine hin­ter der manuellen Führung zurück­bleibende Über­prü­fungssicher­heit bieten10.

Dass in dem hier vom Bun­des­gericht­shof entsch­iede­nen eine solche selb­ständi­ge und abschließende End­kon­trolle inte­graler Bestandteil der organ­isatorischen Abläufe in der Kan­zlei des Prozess­bevollmächtigten der Klägerin ist, hat diese wed­er vor­ge­tra­gen noch glaub­haft gemacht. Sie hat lediglich die Ver­fahrensweise bezüglich der Löschung von Not­fris­ten im Fris­tenkalen­der und der Samm­lung von Schrift­sätzen in Eil- und Frist­sachen in ein­er far­blich auf­fäl­li­gen “Rotmappe” beschrieben. Dage­gen lässt sich wed­er dem Vor­trag der Klägerin noch der zur Glaub­haft­machung vorgelegten eidesstat­tlichen Ver­sicherung der zuständi­gen Kan­zleim­i­tar­bei­t­erin oder der anwaltlichen Ver­sicherung des Klägervertreters ent­nehmen, dass der Prozess­bevollmächtigte der Klägerin in sein­er Kan­zlei eine allabendliche Aus­gangskon­trolle einge­führt hat, bei der vor Büroschluss die in ver­schiede­nen Map­pen oder Fäch­ern abgelegten Schrift­sätze mit dem Inhalt des Fris­tenkalen­ders abgeglichen wer­den. Demen­sprechend beschränkt sich ihr Vor­trag darauf, die Ursäch­lichkeit dieses anwaltlichen Organ­i­sa­tionsver­schuldens in Abrede zu stellen.

Allerd­ings ist das Fehlen ein­er wirk­samen allabendlichen Aus­gangskon­trolle von Frist­sachen anhand des Fris­tenkalen­ders für die Ver­säu­mung der Beru­fungs­frist zumin­d­est mitursäch­lich gewor­den. Die Beru­fungs­frist lief am Oster­di­en­stag, dem 22.04.2014 ab. Das Fris­tende war kor­rekt im elek­tro­n­is­chen Fris­tenkalen­der einge­tra­gen und im Laufe des Nach­mit­tags des 17.04.2014 als erledigt markiert wor­den. Die als erledigt aus­gewiesene Frist war — was nach höch­strichter­lich­er Recht­sprechung für die Führung eines Fris­tenkalen­ders unverzicht­bar ist — als solche aber noch erkennbar. In dem in der Kan­zlei des Klägervertreters ver­wen­de­ten elek­tro­n­is­chen Fris­tenkalen­der wer­den Frist­sachen rot markiert angezeigt. Die Löschung ein­er Frist erfol­gt dadurch, dass die Mitar­bei­t­erin den entsprechen­den Fris­tenein­trag anklickt und an der hier­für vorge­se­henen Stelle einen Hak­en set­zt. Neben dem Fris­tenein­trag wird dann die Anmerkung “erledigt” angezeigt; gle­ichzeit­ig ver­schwindet die Rot­markierung.

Es ist daher bei dem vor­liegend vom Klägervertreter ver­wen­de­ten elek­tro­n­is­chen Fris­tenkalen­der tech­nisch dur­chaus möglich, im Falle eines ord­nungs­gemäßen allabendlichen Abgle­ichs der Post mit den Kalen­dere­in­trä­gen diejeni­gen Fris­ten aufzudeck­en, die zu Unrecht als erledigt gekennze­ich­net wor­den sind. Dazu hätte es allerd­ings der für eine ord­nungs­gemäße Aus­gangskon­trolle unverzicht­baren, in der Kan­zlei des Klägervertreters allerd­ings nicht prak­tizierten Hand­habung bedurft, sämtliche für den jew­eili­gen Tag einge­tra­ge­nen Frist­sachen (auch diejeni­gen, in denen die Fris­ten als erledigt beze­ich­net wor­den sind) am Ende des Arbeit­stages anhand der Aus­gangspost (und gegebe­nen­falls der Akten) darauf zu über­prüfen, ob sich die in diesen Sachen zu erstel­len­den Schrift­sätze in der für Eil- und Frist­sachen bes­timmten “Rotmappe” oder — falsch ein­sortiert — in der reg­ulären Post, befind­en, beziehungsweise ob sie — gemäß dem in den Akten befind­lichen Erledi­gungsver­merk — bere­its zu einem früheren Zeit­punkt abge­sandt wor­den sind. Der Recht­san­walt, der geson­derte Map­pen für eilbedürftige Post führt, muss, um eine wirk­same End­kon­trolle zu schaf­fen, auch geeignete organ­isatorische Vorkehrun­gen dage­gen tre­f­fen, dass von dem Abgle­ich mit dem Fris­tenkalen­der solche Schrift­stücke ausgenom­men wer­den, die verse­hentlich in die reg­uläre Post gelangt sind.

Hätte in der Kan­zlei des Klägervertreters eine entsprechende Anord­nung zur Durch­führung der beschriebe­nen Aus­gangskon­trolle bestanden, wäre nach dem gewöhn­lichen Lauf der Dinge bei anson­sten pflicht­gemäßem Ver­hal­ten der zuständi­gen Mitar­bei­t­erin die Beru­fungs­frist nicht ver­säumt wor­den. Bei einem Abgle­ich sämtlich­er in der Aus­gangspost befind­lich­er Schrift­stücke mit den für den 22.04.2014 im Fris­tenkalen­der enthal­te­nen Ein­tra­gun­gen wäre offen­bar gewor­den, dass die im Stre­it­fall vor Erledi­gung der Frist­sache gelöschte Frist tat­säch­lich noch nicht erledigt war, weil die gefer­tigte Beru­fungss­chrift noch nicht abge­sandt war, son­dern sich in der reg­ulären Aus­gangspost befand und daher von der Mitar­bei­t­erin noch am sel­ben Abend hätte bei Gericht ein­gere­icht wer­den müssen. Für die Beurteilung, ob ein Organ­i­sa­tions­fehler für die Ver­säu­mung der Frist ursäch­lich gewor­den ist, ist von einem anson­sten pflicht­gemäßen Ver­hal­ten auszuge­hen und darf kein weit­er­er Fehler hinzugedacht wer­den11. Im Stre­it­fall kommt hinzu, dass sich am 22.04.2014 nach den Angaben der Mitar­bei­t­erin in dem für die Gericht­spost bes­timmten Postaus­gangs­fach, in dem die Beru­fungss­chrift (verse­hentlich) abgelegt war, nur wenige Schrift­stücke befan­den, so dass der Schrift­satz mit geringem Prü­fungsaufwand hätte ent­deckt wer­den kön­nen.

Bun­des­gericht­shof, Beschluss vom 4. Novem­ber 2014 — VIII ZB 38/14

  1. im Anschluss an BGH, Beschluss vom 02.03.2000 — V ZB 1/00, NJW 2000, 1957 unter — II mwN []
  2. im Anschluss an BGH, Beschluss vom 02.03.2000 — V ZB 1/00 aaO mwN []
  3. st. Rspr.; vgl. BGH, Beschluss vom 08.01.2013 — VI ZB 78/11, NJW-RR 2013, 506 Rn. 6 mwN []
  4. BGH, Beschluss vom 02.02.2010 — XI ZB 23/08, — XI ZB 24/08, NJW 2010, 1363 Rn. 11 mwN []
  5. st. Rspr.; vgl. BGH, Beschlüsse vom 08.01.2013 — VI ZB 78/11, aaO Rn. 10 mwN; vom 16.12 2013 — II ZB 23/12 9 mwN []
  6. BGH, Beschlüsse vom 02.03.2000 — V ZB 1/00, NJW 2000, 1957 unter II; vom 13.09.2007 — III ZB 26/07, Fam­RZ 2007, 1879 Rn. 15; vom 17.01.2012 — VI ZB 11/11, NJW-RR 2012, 427 Rn. 9; vom 26.04.2012 — V ZB 45/11 12; vom 16.12 2013 — II ZB 23/12, aaO; vom 11.03.2014 — VIII ZB 52/13 5; jew­eils mwN []
  7. vgl. BGH, Beschluss vom 16.12 2013 — II ZB 23/12, aaO Rn. 10 []
  8. BGH, Beschlüsse vom 13.09.2009 — III ZB 26/07, aaO; vom 26.04.2012 — V ZB 45/11, juris aaO; jew­eils mwN []
  9. BGH, Beschluss vom 02.03.2000 — V ZB 1/00, aaO mwN [] []
  10. BGH, Beschluss vom 02.03.2000 — V ZB 1/00 aaO mwN []
  11. BGH, Beschluss vom 24.01.2012 — II ZB 3/11, NJW-RR 2012, 747 Rn. 14 []