In der Bundesrechtsanwaltsordnung und der Berufsordnung für Rechtsanwälte ist eindeutig festgelegt, dass der Rechtsanwalt zur Verschwiegenheit verpfichtet ist (§ 43a BRAO, § 2 Abs. 1 BORA) und diese Plicht nicht nur auf Mitarbeiter, sondern auch auf Personen und Unternehmen ausgedehnt wird, deren Dienste der Rechtsanwalt in Anspruch nimmt (§ 2 Abs. 5 BORA). Werden dem Rechtsanwalt Umstände bekannt, aus
denen sich Zweifel an der Verschwiegenheitspflicht ergeben, darf mit den Personen bzw. Unternehmen nicht zusammengearbeitet werden (§ 2 Abs.6 BORA).
In der Praxis bedeutet das, die allseits gängige Kommunikation über das Internet ist für einen gewissenhaften Anwalt eigentlich tabu. Eine große Anzahl der Suchmaschinen und sonstigen Internet-Firmen sind nicht in Deutschland ansässig. Die Marktführer stammen aus den USA – und gerade das stellt spätestens seit Snowden bezüglich der Datensicherheit ein Problem dar. Kein Rechtsanwalt, der es mit seinem Berufsethos ernst nimmt, darf per e-mail mit seinen Mandanten verkehren. Darüber hinaus ist die Datenspeicherung auf einem Server ausserhalb Deutschlands genauso unsicher wie die Inanspruchnahme von Softwareanbietern, die im Ausland sitzen.
Einen Ausweg der Problematik ist die Einwilligung. Nach § 2 Abs. 3 a) BORA verstößt ein Rechtsanwalt nicht gegen seine Verschwiegenheitspflicht, wenn der Mandant ihm für dieses Vorgehen eine Erlaubnis erteilt hat. Bezogen auf eine Kommunikation per e-mail, hat der Mandant eine Einwilligung hierzu zu erteilen.
Wer dieses Prozedere nicht bei jedem Mandanten durchspielen möchte, für den bietet sich eine ganzheitliche Lösung an: Datenräume für Unternehmen innerhalb Deutschlands, die vor unbefugtem Zugriff gesichert sind. So gelten z.B. bei der in Trier und Mainz ansässigen Firma dataroomx allerhöchste Sicherheitsstandards. Hier werden die sogenannten Virtual Data Rooms von den Kunden für den Datentransfer genutzt. Ein sicheres Rechenzentrum mit TÜV-Zertifizierung, Zugangskontrollen und nicht zuletzt höchsten Verschlüsselungstechnologien garantieren, dass es keinen unbefugten Zugriff auf die in dem abgesicherten digitalen Raum hinterlegten Daten gibt. Es wird zum Schutz der Dokumente auch ein digitales Wasserzeichen angeboten.
Trotz dieser enormen Sicherheitsstandards werden die Kunden keineswegs durch eine komplizierte Handhabung abgeschreckt. Nach einer kundeninternen Befragung bei dataroomx im September 2016 sticht besonders die einfache Bedienung hervor. So ist es auch Rechtsanwälten (deren täglich Brot nicht im Computerbereich liegt) möglich, ohne große Schwierigkeiten solche virtuellen Datenräume zu nutzen.
