Fristenkalender – Fristenkontrolle – Kanzleiorganisation

Ein Anwalt muss durch allgemeine Anweisungen sicherstellen, dass sein Büropersonal nicht eigenmächtig im Fristenkalender eingetragene Fristen ändert oder löscht. Dies gilt insbesondere dann, wenn eine außergewöhnliche Verfahrensgestaltung Anlass zur Prüfung gibt, ob die bereits eingetragenen Fristen maßgeblich bleiben oder nicht1. Eine an die mit der Fristüberwachung betrauten Mitarbeiter der Kanzlei gerichtete Anweisung, alle erkennbaren Probleme und Fragen mit dem verantwortlichen Anwalt zu klären, reicht zur Erfüllung der sich daraus ergebenden Pflichten nicht aus.

Fristenkalender – Fristenkontrolle – Kanzleiorganisation

Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs darf ein Rechts- oder Patentanwalt die Berechnung einfacher und in seinem Büro geläufiger Fristen zwar einem gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Mitarbeiter überlassen. Er hat jedoch durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Fristen zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden. Unverzichtbar sind insoweit eindeutige Anweisungen an das Büropersonal, die Festlegung klarer Zuständigkeiten und die zumindest stichprobenartige Kontrolle des Angestellten2.

Zu den daraus resultierenden Pflichten gehört unter anderem die Pflicht, durch geeignete Organisation der Fristenkontrolle sicherzustellen, dass eine im Fristenkalender vermerkte Frist erst dann gestrichen oder in anderer Weise als erledigt gekennzeichnet wird, wenn die fristgebundene Maßnahme durchgeführt, der fristwahrende Schriftsatz also rechtzeitig vor Ablauf der Frist postfertig gemacht und nötigenfalls vorab per Telefax übermittelt worden ist3. Der Anwalt muss darüber hinaus durch allgemeine Anweisungen sicherstellen, dass sein Büropersonal nicht eigenmächtig im Fristenkalender eingetragene Fristen ändert oder löscht. Dies gilt insbesondere dann, wenn eine außergewöhnliche Verfahrensgestaltung Anlass zur Prüfung gibt, ob die bereits eingetragenen Fristen maßgeblich bleiben oder nicht4.

Vorliegend bestand für die mit der Fristüberwachung betrauten Mitarbeiter der Kanzlei die strikte Anweisung, alle erkennbaren Probleme und Fragen mit dem verantwortlichen Anwalt zu klären. Dieser Anweisung lässt sich nicht hinreichend deutlich entnehmen, unter welchen Voraussetzungen eine Vorlage an den Anwalt zwingend erforderlich ist. Dem mit der Fristüberwachung betrauten Mitarbeiter wird damit die Möglichkeit eröffnet, eine Frist ohne Rücksprache mit dem Anwalt zu löschen, ohne dass hierfür klare und im Einzelfall zweifelsfrei zu beurteilende Kriterien vorgegeben werden. Dies ist angesichts der weitreichenden Folgen, die die unberechtigte Streichung einer Frist mit sich bringt, nicht ausreichend.

Die Ursächlichkeit des Organisationsfehlers ist nicht deshalb zu verneinen, weil die Fachangestellte die Löschung der Frist in der irrigen Vorstellung vorgenommen hat, die Frist sei erledigt, weil eine entsprechende Mandatierung nicht erfolgt sei. Die Annahme, ein bereits als erteilt angesehener Auftrag sei zurückgenommen oder in Wahrheit nicht erteilt worden, kommt nur unter besonderen Umständen in Betracht. Deshalb hat der Anwalt durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass eine Frist aus diesem Anlass grundsätzlich nicht ohne vorherige Rücksprache mit ihm gelöscht wird. Im Streitfall eröffnete die Anweisung hingegen auch für diese Konstellation einen eigenen Beurteilungsspielraum für die mit der Fristüberwachung betrauten Mitarbeiter. Dieser Organisationsmangel war mitursächlich dafür, dass die bereits eingetragene Frist aufgrund der Fehlvorstellung der Fachangestellten gelöscht wurde.

Ein Verschulden kann nicht deshalb verneint werden, weil es in der Kanzlei trotz langjähriger und umfangreicher Tätigkeit in der Vergangenheit noch nie zu einem Fristversäumnis gekommen ist. Wenn in einer Kanzlei vermehrt Fehler derselben Art auftreten, mag im Einzelfall schon daraus die Schlussfolgerung zu ziehen sein, dass es an einer hinreichenden Organisation fehlt. Der Umstand, dass es über längere Zeit nicht zu Fehlern gekommen ist, bildet für sich gesehen aber keinen hinreichenden Beleg für eine hinreichende Kanzleiorganisation. Besondere Umstände, die im Streitfall eine abweichende Beurteilung rechtfertigen könnten, liegen, wie das Patentgericht ebenfalls zutreffend entschieden hat, nicht vor.

Bundesgerichtshof, Beschluss vom 29. Oktober 2013 – X ZB 17/12

  1. Bestätigung von BGH, Beschluss vom 20.09.2007 – I ZB 108/05, AnwBl 2007, 869 Rn. 5 []
  2. BGH, Beschluss vom 28.09.2010 – X ZR 57/10, GRUR 2011, 357 Rn. 7 – Geänderte Berufungsbegründungsfrist mwN []
  3. BGH, Beschluss vom 23.01.2013 – XII ZB 559/12, NJW-RR 2013, 572 Rn. 6 mwN []
  4. BGH, Beschluss vom 20.09.2007 – I ZB 108/05, AnwBl 2007, 869 Rn. 5 mwN []