Die Alpen im Blick

Ein let­ztes Mal für dieses Jahr wollen wir in unserem Kan­zlei-Adventskalen­der das The­ma Zeit­man­age­ment auf­greifen.
 
Dies­mal geht es um eine ein­fache und effek­tive Pla­nungsmeth­ode in fünf Schrit­ten: A‑L-P-E‑N.

Die Alpen im Blick
  1. Aufgaben, Termine und Fristen notieren.

    Erstellen Sie hier­für – ide­al­er­weise am Vortag — eine ein­fache To-Do-Liste aller für den näch­sten Tag anste­hen­den Aktiv­itäten. Set­zen Sie auch alles auf diese Liste, was Sie am Vortag nicht geschafft haben.

  2. Länge abschätzen.

    Schätzen Sie für alle anste­hen­den Auf­gaben die Zeit, die Sie hier­für voraus­sichtlich aufwen­den müssen. Wichtig ist hier­bei, dass Sie den Zeitbe­darf auf der Grund­lage Ihrer bish­eri­gen Erfahrung real­is­tisch ein­schätzen und nicht zu knapp pla­nen.

    Pla­nen Sie den Zeitaufwand auch direkt mit konkreten Uhrzeit­en, wann Sie die Auf­gabe erledi­gen wollen.

    Und denken Sie auch an Ihre indi­vidu­elle Leis­tungskurve: Mor­gens sind Sie im all­ge­meinen leis­tungs­fähiger und kön­nen schneller arbeit­en als am späten Nach­mit­tag.

  3. Pufferzeiten einplanen

    Während Ihrer Arbeit­szeit wird es immer wieder zu Störun­gen kom­men. Inter­nen Störun­gen in Ihrem Büroablauf oder durch fach­liche Fragestel­lun­gen, die sich erst im Rah­men der Man­dats­bear­beitung zeigen, aber auch exter­nen Störun­gen, etwa durch Tele­fonate, neue drin­gende Entwick­lun­gen etc.

    Daher wird Ihnen auch nur sel­ten die geplante Zeit voll­ständig so wie geplant zur Ver­fü­gung ste­hen. Sie benöti­gen daher aus­re­ichen Pufferzeit­en, in denen zunächst keine Aktiv­itäten geplant wur­den.

    Ein guter Aus­gangswert ist hier­bei eine Aufteilung 60:40 – Ver­pla­nen Sie 60% der Arbeit­szeit und hal­ten sie 40% als Zeit­puffer, für Pausen und für spon­tane Auf­gaben zurück.

  4. Entscheidungen treffen

    Wenn Sie bei Ihrer Pla­nung mit Bedauern fest­stellen, dass der Tag nur 24 Stun­den hat, müssen Sie Entschei­dun­gen tre­f­fen. Sie müssen Auf­gaben weglassen, Schw­er­punk­te set­zen, Auf­gaben abkürzen (oder schieben) und – soweit möglich – delegieren.

    Hierzu müssen Sie Pri­or­itäten set­zen, je nach eigen­er Vor­liebe nach der Eisen­how­er-Matrix oder nach der ABC-Meth­ode.

    Und wenn am Ende des Tages noch Zeit frei ist: Es warten noch genug A‑Aufgaben auf Sie…

  5. Nachkontrolle

    Eine Pla­nung ist auf Dauer immer nur so gut wie ihre Nachkon­trolle. Nur wenn Sie Ihre Pla­nun­gen ständig über­prüfen und ihre Erfahrun­gen in ihre kün­fti­gen Pla­nun­gen ein­fließen lassen,wird Ihre Zeit­pla­nung auf Dauer zuver­läs­sig und effizient.

    Und außer­dem soll­ten Sie ja sowieso jeden Tag Ihre Fris­ten und offe­nen Auf­gaben kon­trol­lieren.