Die Alpen im Blick

10. August 2015 | Im Blickpunkt
Geschätzte Lesezeit: 2 Minuten

Ein letztes Mal für dieses Jahr wollen wir in unserem Kanzlei-Adventskalender das Thema Zeitmanagement aufgreifen.
 
Diesmal geht es um eine einfache und effektive Planungsmethode in fünf Schritten: A-L-P-E-N.

  1. Aufgaben, Termine und Fristen notieren.

    Erstellen Sie hierfür – idealerweise am Vortag – eine einfache To-Do-Liste aller für den nächsten Tag anstehenden Aktivitäten. Setzen Sie auch alles auf diese Liste, was Sie am Vortag nicht geschafft haben.
  2. Länge abschätzen.

    Schätzen Sie für alle anstehenden Aufgaben die Zeit, die Sie hierfür voraussichtlich aufwenden müssen. Wichtig ist hierbei, dass Sie den Zeitbedarf auf der Grundlage Ihrer bisherigen Erfahrung realistisch einschätzen und nicht zu knapp planen.

    Planen Sie den Zeitaufwand auch direkt mit konkreten Uhrzeiten, wann Sie die Aufgabe erledigen wollen.

    Und denken Sie auch an Ihre individuelle Leistungskurve: Morgens sind Sie im allgemeinen leistungsfähiger und können schneller arbeiten als am späten Nachmittag.

  3. Pufferzeiten einplanen

    Während Ihrer Arbeitszeit wird es immer wieder zu Störungen kommen. Internen Störungen in Ihrem Büroablauf oder durch fachliche Fragestellungen, die sich erst im Rahmen der Mandatsbearbeitung zeigen, aber auch externen Störungen, etwa durch Telefonate, neue dringende Entwicklungen etc.

    Daher wird Ihnen auch nur selten die geplante Zeit vollständig so wie geplant zur Verfügung stehen. Sie benötigen daher ausreichen Pufferzeiten, in denen zunächst keine Aktivitäten geplant wurden.

    Ein guter Ausgangswert ist hierbei eine Aufteilung 60:40 – Verplanen Sie 60% der Arbeitszeit und halten sie 40% als Zeitpuffer, für Pausen und für spontane Aufgaben zurück.

  4. Entscheidungen treffen

    Wenn Sie bei Ihrer Planung mit Bedauern feststellen, dass der Tag nur 24 Stunden hat, müssen Sie Entscheidungen treffen. Sie müssen Aufgaben weglassen, Schwerpunkte setzen, Aufgaben abkürzen (oder schieben) und – soweit möglich – delegieren.

    Hierzu müssen Sie Prioritäten setzen, je nach eigener Vorliebe nach der Eisenhower-Matrix oder nach der ABC-Methode.

    Und wenn am Ende des Tages noch Zeit frei ist: Es warten noch genug A-Aufgaben auf Sie…

  5. Nachkontrolle

    Eine Planung ist auf Dauer immer nur so gut wie ihre Nachkontrolle. Nur wenn Sie Ihre Planungen ständig überprüfen und ihre Erfahrungen in ihre künftigen Planungen einfließen lassen,wird Ihre Zeitplanung auf Dauer zuverlässig und effizient.

    Und außerdem sollten Sie ja sowieso jeden Tag Ihre Fristen und offenen Aufgaben kontrollieren.

 

 

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