Fristenkontrolle — und das Organisationsverschulden

Für die Aus­räu­mung eines Organ­i­sa­tionsver­schuldens des Recht­san­walts muss ein­deutig fest­ste­hen, welche Bürokraft zu einem bes­timmten Zeit­punkt jew­eils auss­chließlich für die Fris­tenkon­trolle zuständig ist.

Fristenkontrolle — und das Organisationsverschulden

Die gebotene Fris­tenkon­trolle find­et nicht statt, wenn die Fris­ten­löschung durch eine Bürokraft erfol­gt, der wed­er die Akte noch eine direk­te Einze­lan­weisung des sach­bear­bei­t­en­den Recht­san­walts vor­liegt. Die bloße Mit­teilung ein­er anderen Bürokraft, die betr­e­f­fende Frist solle gelöscht wer­den, genügt als Grund­lage für eine Fris­ten­stre­ichung nicht.

Es gehört zu den Auf­gaben des Prozess­bevollmächtigten, dafür Sorge zu tra­gen, dass ein frist­ge­bun­den­er Schrift­satz rechtzeit­ig erstellt wird und inner­halb der Frist bei dem zuständi­gen Gericht einge­ht. Zu diesem Zweck muss der Prozess­bevollmächtigte sich­er­stellen, dass ihm die Akten von Ver­fahren, in denen Rechtsmit­telein­le­gungs- und Rechtsmit­tel­be­grün­dungs­fris­ten laufen, rechtzeit­ig vorgelegt wer­den, und zusät­zlich eine Aus­gangskon­trolle schaf­fen, durch die zuver­läs­sig gewährleis­tet wird, dass frist­wahrende Schrift­sätze auch tat­säch­lich rechtzeit­ig hin­aus­ge­hen. Da für die Fris­tenkon­trolle in jedem Anwalts­büro ein Fris­tenkalen­der unab­d­ing­bar ist, muss der Recht­san­walt sich­er­stellen, dass die im Kalen­der ver­merk­ten Fris­ten erst gestrichen wer­den oder ihre Erledi­gung son­st ken­ntlich gemacht wird, wenn die frist­wahrende Maß­nahme durchge­führt, der Schrift­satz also gefer­tigt und abge­sandt oder zumin­d­est post­fer­tig gemacht und somit die weit­ere Beförderung der aus­ge­hen­den Post organ­isatorisch zuver­läs­sig vor­bere­it­et wor­den ist, oder wenn von ein­er (weit­eren) Durch­führung des Rechtsmit­telver­fahrens abge­se­hen wer­den soll. Dabei ist die für die Kon­trolle zuständi­ge Bürokraft anzuweisen, dass Fris­ten im Kalen­der erst zu stre­ichen oder als erledigt zu kennze­ich­nen sind, nach­dem sie sich anhand der Akte selb­st vergewis­sert hat, dass zweifels­frei nichts mehr zu ver­an­lassen ist. Schließlich gehört zu ein­er wirk­samen Fris­tenkon­trolle auch eine Anord­nung des Prozess­bevollmächtigten, durch die gewährleis­tet wird, dass die Erledi­gung der frist­ge­bun­de­nen Sachen am Abend eines jeden Arbeit­stages anhand des Fris­tenkalen­ders von ein­er dazu beauf­tragten Bürokraft nochmals und abschließend selb­ständig über­prüft wird1.

Nach diesen Maß­gaben hat der Kläger in dem hier vom Bun­des­gericht­shof beurteil­ten Fall nicht dargelegt und glaub­haft gemacht, dass im Büro seines Recht­san­walts hin­re­ichende organ­isatorische Vorkehrun­gen getrof­fen wor­den sind, welche die unberechtigte Stre­ichung von Fris­ten ver­hin­dern und damit die rechtzeit­ige Vor­lage frist­ge­bun­den­er Sachen sich­er­stellen:

Aus den Aus­führun­gen des Klägers ist schon nicht ersichtlich, welche konkrete Bürokraft für die Fris­tenkon­trolle Ver­ant­wor­tung getra­gen hat. Eine solche Dar­legung ist für die Aus­räu­mung eines Organ­i­sa­tionsver­schuldens jedoch geboten. Es muss näm­lich ein­deutig fest­ste­hen, welche Fachkraft zu einem bes­timmten Zeit­punkt jew­eils auss­chließlich für die Fris­tenkon­trolle zuständig ist2.

Im Wiedere­in­set­zungs­ge­such hat der Kläger aus­ge­führt, dass die per­sön­liche Sekretärin seines Recht­san­walts, Frau P. , “neben der zen­tralen Fris­tenkon­troll­stelle” der Anwalt­skan­zlei, die durch Frau H. wahrgenom­men werde, für die Überwachung der Fris­ten zuständig gewe­sen sei. Der Fris­tenkalen­der wurde nach den Angaben des Klägers indessen nicht von Frau P. , son­dern — zen­tral — allein von Frau H. geführt, welche die Fris­ten ein­trug, deren Löschung vor­nahm und die per­sön­lichen Sekretärin­nen der Recht­san­wälte laufend über die jew­eils aktuellen Fris­ten unter­richtete. Die per­sön­lichen Sekretärin­nen der Recht­san­wälte hat­ten nach dem Vor­trag des Klägers die Auf­gabe, darauf zu acht­en, dass die einge­tra­ge­nen Fris­ten erst nach der Bear­beitung gelöscht wur­den. “Grund­sät­zlich” durften nur “die mit der Fris­tenkon­trolle betraut­en per­sön­lichen Sekretärin­nen” über­haupt Fris­ten stre­ichen und gaben dies dann an Frau H. weit­er.

Aus diesem Vor­brin­gen wird nicht in dem erforder­lichen Maße deut­lich, welche Bürokraft in der Anwalt­skan­zlei auss­chließlich mit der Fris­tenkon­trolle betraut gewe­sen ist.

Das Beru­fungs­gericht hat angenom­men, dass bei­de Bürokräfte, Frau P. und Frau H. , Auf­gaben der Fris­tenkon­trolle wahrgenom­men hät­ten. Dies greift der Kläger mit sein­er Rechts­beschw­erde an. Er meint, das Beru­fungs­gericht habe sich über seinen Vor­trag hin­wegge­set­zt und hier­durch seinen Anspruch auf Gewährung rechtlichen Gehörs ver­let­zt. Frau H. habe eigen­ständig keine Fris­ten löschen dür­fen, son­dern nur auf Weisung der per­sön­lichen Sekretärin des Recht­san­walts. Frau H. habe also nur Anweisun­gen aus­ge­führt. Die Ver­ant­wor­tung für die Fris­tenüberwachung und die alleinige Befug­nis, Fris­ten stre­ichen zu dür­fen, hät­ten auss­chließlich bei den per­sön­lichen Sekretärin­nen gele­gen.

Mit dieser Rüge berück­sichtigt der Kläger seinen Vor­trag im Wiedere­in­set­zungs­ge­such jedoch nicht voll­ständig. Dort hat er vorge­bracht, dass Frau P. “neben” Frau H. (“zen­trale Fris­tenkon­trolle”) für die Überwachung der Fris­ten zuständig gewe­sen sei. Mit der Angabe “grund­sät­zlich” in Bezug auf die Fris­ten­stre­ichung hat er offen gelassen, wann und unter welchen Bedin­gun­gen die per­sön­lichen Sekretärin­nen oder Frau H. eine Fris­ten­stre­ichung vornehmen dür­fen. Unklar ist auch, wie die per­sön­lichen Sekretärin­nen in auss­chließlich eigen­er Ver­ant­wor­tung eine Frist löschen kön­nen, wenn der Fris­tenkalen­der doch — insoweit eigen­ver­ant­wortlich (“zen­trale Fris­tenkon­trolle”) — von Frau H. geführt und ver­wal­tet wird. Anders als es die Rechts­beschw­erde gel­tend machen möchte, erscheint Frau H. hin­sichtlich der Fris­ten­löschung unter Zugrun­dele­gung des Vor­trags im Wiedere­in­set­zungs­ge­such nicht als bloßer “ver­längert­er Arm” oder als ein schlicht­es “Werkzeug” der per­sön­lichen Sekretärin­nen. Vielmehr bleibt es — auch weit­er­hin — ungek­lärt, welche der bei­den Bürokräfte die gebotene “auss­chließliche Fris­tenkon­trolle” auszuüben hat­te.

Unbeschadet dessen hat das Beru­fungs­gericht zu Recht bean­standet, dass durch die dargelegten all­ge­meinen Anweisun­gen in der Anwalt­skan­zlei der zweitin­stan­zlichen Prozess­bevollmächtigten des Klägers nicht sichergestellt gewe­sen ist, dass vor ein­er Fris­ten­stre­ichung die dafür erforder­lichen Kon­trollen vorgenom­men wer­den.

Durch organ­isatorische Anweisun­gen muss gewährleis­tet wer­den, dass die zuständi­ge Bürokraft eine Fris­ten­löschung erst vorn­immt, nach­dem sie sich anhand der Akte vergewis­sert hat, dass zweifels­frei nichts mehr zu ver­an­lassen ist. Diese Kon­trolle wird unter­laufen, wenn die Fris­ten­löschung durch eine Bürokraft erfol­gt, der wed­er die Akte noch eine direk­te Einze­lan­weisung des sach­bear­bei­t­en­den Recht­san­walts vor­liegt. Kon­trollmöglichkeit und Fris­ten­löschung fall­en dann näm­lich auseinan­der, eine wirk­same Fris­tenkon­trolle find­et insoweit also nicht statt. Die bloße Mit­teilung ein­er anderen Bürokraft, die betr­e­f­fende Frist solle gelöscht wer­den, genügt als Grund­lage für eine Fris­ten­stre­ichung nicht3.

Schließlich ist eine Anord­nung in der Kan­zlei des Recht­san­walts des Klägers, durch die gewährleis­tet wird, dass die Erledi­gung der frist­ge­bun­de­nen Sachen am Abend eines jeden Arbeit­stages anhand des Fris­tenkalen­ders von ein­er dazu beauf­tragten Bürokraft nochmals und abschließend selb­ständig über­prüft wird, nicht dar­ge­tan.

Eine solche Kon­trolle ist bere­its deswe­gen notwendig, weil selb­st bei sachgerecht­en Organ­i­sa­tion­s­abläufen indi­vidu­elle Bear­beitungs­fehler auftreten kön­nen, die es nach Möglichkeit aufzufind­en und zu beheben gilt4. Sie dient nicht allein dazu, zu über­prüfen, ob sich aus den Ein­tra­gun­gen noch unerledigt gebliebene Frist­sachen ergeben, son­dern soll auch fest­stellen, ob möglicher­weise in ein­er bere­its als erledigt ver­merk­ten Frist­sache die frist­wahrende Hand­lung noch ausste­ht5.

Nach all­dem stellt sich die Ver­säu­mung der Beru­fungs­be­grün­dungs­frist nicht, wie der Kläger meint, lediglich als Folge eines unvorherse­hbaren sin­gulären “Black­outs” der per­sön­lichen Sekretärin seines Recht­san­walts dar, son­dern vielmehr auch als Folge ein­er ungenü­gen­den Kan­zleior­gan­i­sa­tion, die es ver­ab­säumt hat, die erforder­liche Fris­tenkon­trolle im Zusam­men­hang mit der Löschung von Fris­ten sicherzustellen.

Hätte die mit der Fris­ten­löschung betraute Bürokraft (Frau H.) eine Über­prü­fung anhand der Akte vornehmen kön­nen oder wäre eine abendliche Fris­tenkon­trolle anhand des Fris­tenkalen­ders erfol­gt, so wäre es bei gewöhn­lichem Lauf der Dinge entwed­er gar nicht erst zur Löschung der die Beru­fungs­be­grün­dung betr­e­f­fend­en Fris­ten gekom­men oder diese Fris­ten­löschung wäre noch am sel­ben Tage als unberechtigt aufge­fall­en und rev­i­diert wor­den.

Bun­des­gericht­shof, Beschluss vom 26. Feb­ru­ar 2015 — III ZB 55/14

  1. st. Rspr.; s. etwa BGH, Beschlüsse vom 07.01.2015 — IV ZB 14/14, BeckRS 2015, 01755 Rn. 8; vom 09.12 2014 — VI ZB 42/13, BeckRS 2015, 00476 Rn. 8; vom 04.11.2014 — VIII ZB 38/14, NJW 2015, 253 f Rn. 8 f; vom 27.03.2012 — II ZB 10/11, NJW-RR 2012, 745, 746 Rn. 9; und vom 05.03.2008 — XII ZB 186/05, NJW-RR 2008, 1160, 1161 Rn. 11 ff sowie BGH, Beschlüsse vom 27.11.2013 — III ZB 46/13, NJOZ 2014, 1476 Rn 8; und vom 13.09.2007 — III ZB 26/07, MDR 2008, 53, 54 — jew­eils mwN []
  2. vgl. dazu BGH, Beschlüsse vom 03.11.2010 — XII ZB 177/10, NJW 2011, 385, 386 Rn. 9; und vom 17.01.2007 — XII ZB 166/05, NJW 2007, 1453 Rn. 12 f []
  3. vgl. BGH, Beschluss vom 28.04.1999 — XII ZB 15/99, NJW-RR 1999, 1222 []
  4. BGH, Beschluss vom 04.11.2014 aaO S. 254 Rn. 9 []
  5. BGH aaO Rn. 10 []