Fristversäumnisse — und die Anforderungen an die Büroorganisation

Hin­sichtlich ein­er Wiedere­in­set­zung in den vorigen Stand wird zwis­chen Organ­i­sa­tion­s­män­geln, die als solche einem Recht­san­walt oder Steuer­ber­ater und den von ihm Vertrete­nen als Ver­schulden zuzurech­nen sind, ein­er­seits und nicht zurechen­barem Büro­ver­se­hen ander­er­seits unter­schieden. Wird ein dem Prozess­bevollmächtigten und dem von ihm Vertrete­nen nicht zuzurech­nen­des reines Büro­ver­se­hen gel­tend gemacht, gehört zum erforder­lichen schlüs­si­gen Vor­trag des “Kerns” der Wiedere­in­set­zungs­gründe die Dar­legung, warum ein Organ­i­sa­tionsver­schulden auszuschließen ist.

Fristversäumnisse — und die Anforderungen an die Büroorganisation

Nach § 56 Abs. 1 FGO ist einem Beteiligten auf Antrag Wiedere­in­set­zung in den vorigen Stand zu gewähren, wenn er ohne Ver­schulden ver­hin­dert war, eine geset­zliche Frist einzuhal­ten. Dabei schließt jedes Ver­schulden, also auch ein­fache Fahrläs­sigkeit, die Wiedere­in­set­zung in den vorigen Stand aus1. Ein Ver­schulden des Prozess­bevollmächtigten ist dem Beteiligten nach § 155 FGO i.V.m. § 85 Abs. 2 ZPO zuzurech­nen.

Die Tat­sachen zur Begrün­dung des Antrags auf Wiedere­in­set­zung müssen inner­halb der in § 56 Abs. 2 Satz 1 FGO bes­timmten Frist voll­ständig, sub­stan­ti­iert und in sich schlüs­sig dargelegt wer­den2, soweit sie für das Gericht nicht offenkundig oder amts­bekan­nt sind3. Sie müssen fern­er bei der Antrag­stel­lung oder im Ver­fahren über den Antrag glaub­haft gemacht wer­den (§ 56 Abs. 2 Satz 2 FGO).

Hin­sichtlich ein­er Wiedere­in­set­zung in den vorigen Stand wird zwis­chen Organ­i­sa­tion­s­män­geln, die als solche einem Recht­san­walt oder Steuer­ber­ater und den von ihm Vertrete­nen als Ver­schulden zuzurech­nen sind, ein­er­seits und nicht zurechen­barem Büro­ver­se­hen ander­er­seits unter­schieden. Wird ‑wie im Stre­it­fall- ein dem Prozess­bevollmächtigten und dem von ihm Vertrete­nen nicht zuzurech­nen­des reines Büro­ver­se­hen gel­tend gemacht, gehört zum erforder­lichen schlüs­si­gen Vor­trag des “Kerns” der Wiedere­in­set­zungs­gründe die Dar­legung, warum ein Organ­i­sa­tionsver­schulden auszuschließen ist. Es müssen also die Organ­i­sa­tion­s­maß­nah­men vor­ge­tra­gen wer­den, die den konkreten Fehler als Büro­ver­se­hen erken­nen lassen4. Dazu muss sub­stan­ti­iert und schlüs­sig vor­ge­tra­gen wer­den, dass der Prozess­bevollmächtigte alle Vorkehrun­gen getrof­fen hat, die nach vernün­ftigem Ermessen die Nicht­beach­tung von Fris­ten auszuschließen geeignet sind5. Kann auf­grund des Vor­trags nicht aus­geschlossen wer­den, dass an der Fristver­säum­nis ursäch­lich auch ein Organ­i­sa­tionsver­schulden des Prozess­bevollmächtigten mit­gewirkt hat, kann keine Wiedere­in­set­zung in den vorigen Stand gewährt wer­den6.

Ange­hörige der rechts- und steuer­ber­a­ten­den Berufe müssen die Aus­gangskon­trolle von frist­ge­bun­de­nen Schrift­sätzen so organ­isieren, dass sie einen gestuften Schutz gegen Fristver­säu­mungen bietet7. Dabei ist die für die Kon­trolle zuständi­ge Bürokraft anzuweisen, dass Fris­ten im Kalen­der erst zu stre­ichen oder als erledigt zu kennze­ich­nen sind, nach­dem sie sich anhand der Akte selb­st vergewis­sert hat, dass zweifels­frei nichts mehr zu ver­an­lassen ist8.

Die ord­nungs­gemäße, zur Ver­mei­dung von Fristver­säum­nis­sen geeignete Büroor­gan­i­sa­tion set­zt u.a. voraus, dass der Aus­gang eines Schrift­stücks, das eine geset­zliche Frist wahren soll, nicht doku­men­tiert wird, solange die zur Absendung erforder­lichen Arbeitss­chritte nicht voll­ständig getan sind, und eine Frist nicht vorher gelöscht wird. Bei Über­mit­tlung eines frist­wahren­den Schrift­stücks per Tele­fax darf demgemäß die betr­e­f­fende Frist erst gelöscht wer­den, wenn ein von dem Tele­faxgerät des Absenders aus­ge­druck­ter Einzel­nach­weis (Sende­bericht) vor­liegt, der die ord­nungs­gemäße Über­mit­tlung belegt. Wer­den diese Anforderun­gen nicht beachtet, weist dies auf einen Organ­i­sa­tion­s­man­gel hin9.

Zu ein­er wirk­samen Fris­tenkon­trolle gehört auch eine Anord­nung, durch die gewährleis­tet wird, dass die Erledi­gung der frist­ge­bun­de­nen Sachen am Abend eines jeden Arbeit­stages anhand des Fris­tenkalen­ders von ein­er dazu beauf­tragten Bürokraft nochmals und abschließend selb­ständig über­prüft wird10. Diese Kon­trolle muss gewährleis­ten, dass am Ende eines jeden Arbeit­stages von ein­er dazu beauf­tragten Bürokraft geprüft wird, welche frist­wahren­den Schrift­sätze hergestellt, abge­sandt oder zumin­d­est ver­sand­fer­tig gemacht wor­den sind und ob diese mit den im Fris­tenkalen­der ver­merk­ten Sachen übere­in­stim­men11.

Die Erforder­lichkeit ein­er der­ar­ti­gen abschließen­den Kon­trolle ergibt sich schon daraus, dass selb­st bei sachgerecht­en Organ­i­sa­tion­s­abläufen indi­vidu­elle Bear­beitungs­fehler auftreten kön­nen, die es nach Möglichkeit aufzufind­en und zu beheben gilt12. Die allabendliche Kon­trolle dient nicht allein dazu, zu über­prüfen, ob sich aus den Ein­tra­gun­gen noch unerledigt gebliebene Frist­sachen ergeben. Sie soll vielmehr auch fest­stellen, ob möglicher­weise in ein­er bere­its als erledigt ver­merk­ten Frist die frist­wahrende Hand­lung noch ausste­ht13.

Diese Voraus­set­zun­gen für eine Wiedere­in­set­zung in den vorigen Stand wegen Ver­säu­mung der Begrün­dungs­frist sind im hier entsch­iede­nen Stre­it­fall nach Ansicht des Bun­des­fi­nanzhofs nicht erfüllt: Nach dem Vor­brin­gen des Klägers kann nicht aus­geschlossen wer­den, dass an der Fristver­säum­nis ursäch­lich ein Organ­i­sa­tionsver­schulden des Prozess­bevollmächtigten mit­gewirkt hat. Der Kläger hat nicht sub­stan­ti­iert und in sich schlüs­sig dargelegt, dass die Aus­gangskon­trolle von frist­ge­bun­de­nen Schrift­sätzen in der Kan­zlei des Prozess­bevollmächtigten so organ­isiert war, dass sie den erforder­lichen gestuften Schutz gegen Fristver­säum­nisse bot. Er hat nicht vor­ge­tra­gen, dass in der Kan­zlei ange­ord­net gewe­sen sei, dass eine Frist erst gelöscht wird, wenn die zur Absendung des Schrift­stücks erforder­lichen Arbeitss­chritte voll­ständig getan sind und bei Über­mit­tlung eines frist­wahren­den Schrift­stücks per Tele­fax ein von dem Tele­faxgerät des Absenders aus­ge­druck­ter Einzel­nach­weis (Sende­bericht) vor­liegt, der die ord­nungs­gemäße Über­mit­tlung belegt. Er hat auch nicht aus­ge­führt, dass die für die Fris­tenkon­trolle zuständi­ge Bürokraft angewiesen gewe­sen sei, Fris­ten im Kalen­der erst zu stre­ichen oder als erledigt zu kennze­ich­nen, nach­dem sie sich anhand der Akte vergewis­sert hat, dass zweifels­frei nichts mehr zu ver­an­lassen ist, und dass hin­sichtlich frist­ge­bun­den­er Sachen eine allabendliche Kon­trolle mit ein­er nochma­li­gen, selb­ständi­gen Prü­fung ange­ord­net war. Indi­vidu­elle Bear­beitungs­fehler, wie sie selb­st bei sachgerecht­en Organ­i­sa­tion­s­abläufen auftreten kön­nen, kon­nten, wie auch der Stre­it­fall zeigt, auf­grund der unzure­ichen­den Büroor­gan­i­sa­tion allen­falls zufäl­lig ent­deckt wer­den. Dies genügt nicht den geset­zlichen Anforderun­gen an eine Wiedere­in­set­zung in den vorigen Stand.

Bun­des­fi­nanzhof, Beschluss vom 28. Juli 2015 — II B 150/14

  1. BFH, Beschlüsse vom 09.01.2014 — X R 14/13, BFH/NV 2014, 567, Rz 11; vom 26.02.2014 — IX R 41/13, BFH/NV 2014, 881, Rz 10; und vom 16.09.2014 — II B 46/14, BFH/NV 2015, 49, Rz 4 []
  2. ständi­ge Recht­sprechung, vgl. z.B. BFH, Beschlüsse vom 13.09.2012 — XI R 13/12, BFH/NV 2013, 60, Rz 13, 19; in BFH/NV 2014, 881, Rz 10; vom 28.03.2014 — IX B 115/13, BFH/NV 2014, 896, Rz 4; in BFH/NV 2015, 49, Rz 6; und vom 02.12 2014 — III B 36/14, BFH/NV 2015, 505, Rz 13 []
  3. BFH, Urteil vom 18.03.2014 — VIII R 33/12, BFHE 246, 1, BSt­Bl II 2014, 922, Rz 17 []
  4. BFH, Urteil in BFHE 246, 1, BSt­Bl II 2014, 922, Rz 18 []
  5. z.B. BFH, Beschlüsse vom 14.12 2011 — X B 50/11, BFH/NV 2012, 440; vom 30.04.2013 — IV R 38/11, BFH/NV 2013, 1117, Rz 19, und in BFH/NV 2014, 567, Rz 12 []
  6. BFH, Beschluss vom 13.09.2012 — XI R 48/10, BFH/NV 2013, 212, Rz 13, m.w.N. []
  7. BGH, Beschluss vom 04.11.2014 — VIII ZB 38/14, NJW 2015, 253, Rz 9, m.w.N. []
  8. BGH, Beschluss vom 26.02.2015 — III ZB 55/14, WM 2015, 782, Rz 8 []
  9. BFH, Urteil in BFHE 246, 1, BSt­Bl II 2014, 922, Rz 20, m.w.N. []
  10. BGH, Beschlüsse in NJW 2015, 253, Rz 8 f., und in WM 2015, 782, Rz 8, je m.w.N. []
  11. BGH, Beschluss in NJW 2015, 253, Rz 9, m.w.N. []
  12. BGH, Beschlüsse in NJW 2015, 253, Rz 8, und in WM 2015, 782, Rz 18, m.w.N. []
  13. BGH, Beschluss in WM 2015, 782, Rz 18, m.w.N. []