Fristversäumnisse – und die Anforderungen an die Büroorganisation

Hinsichtlich einer Wiedereinsetzung in den vorigen Stand wird zwischen Organisationsmängeln, die als solche einem Rechtsanwalt oder Steuerberater und den von ihm Vertretenen als Verschulden zuzurechnen sind, einerseits und nicht zurechenbarem Büroversehen andererseits unterschieden. Wird ein dem Prozessbevollmächtigten und dem von ihm Vertretenen nicht zuzurechnendes reines Büroversehen geltend gemacht, gehört zum erforderlichen schlüssigen Vortrag des “Kerns” der Wiedereinsetzungsgründe die Darlegung, warum ein Organisationsverschulden auszuschließen ist.

Fristversäumnisse – und die Anforderungen an die Büroorganisation

Nach § 56 Abs. 1 FGO ist einem Beteiligten auf Antrag Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren, wenn er ohne Verschulden verhindert war, eine gesetzliche Frist einzuhalten. Dabei schließt jedes Verschulden, also auch einfache Fahrlässigkeit, die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand aus1. Ein Verschulden des Prozessbevollmächtigten ist dem Beteiligten nach § 155 FGO i.V.m. § 85 Abs. 2 ZPO zuzurechnen.

Die Tatsachen zur Begründung des Antrags auf Wiedereinsetzung müssen innerhalb der in § 56 Abs. 2 Satz 1 FGO bestimmten Frist vollständig, substantiiert und in sich schlüssig dargelegt werden2, soweit sie für das Gericht nicht offenkundig oder amtsbekannt sind3. Sie müssen ferner bei der Antragstellung oder im Verfahren über den Antrag glaubhaft gemacht werden (§ 56 Abs. 2 Satz 2 FGO).

Hinsichtlich einer Wiedereinsetzung in den vorigen Stand wird zwischen Organisationsmängeln, die als solche einem Rechtsanwalt oder Steuerberater und den von ihm Vertretenen als Verschulden zuzurechnen sind, einerseits und nicht zurechenbarem Büroversehen andererseits unterschieden. Wird -wie im Streitfall- ein dem Prozessbevollmächtigten und dem von ihm Vertretenen nicht zuzurechnendes reines Büroversehen geltend gemacht, gehört zum erforderlichen schlüssigen Vortrag des “Kerns” der Wiedereinsetzungsgründe die Darlegung, warum ein Organisationsverschulden auszuschließen ist. Es müssen also die Organisationsmaßnahmen vorgetragen werden, die den konkreten Fehler als Büroversehen erkennen lassen4. Dazu muss substantiiert und schlüssig vorgetragen werden, dass der Prozessbevollmächtigte alle Vorkehrungen getroffen hat, die nach vernünftigem Ermessen die Nichtbeachtung von Fristen auszuschließen geeignet sind5. Kann aufgrund des Vortrags nicht ausgeschlossen werden, dass an der Fristversäumnis ursächlich auch ein Organisationsverschulden des Prozessbevollmächtigten mitgewirkt hat, kann keine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gewährt werden6.

Angehörige der rechts- und steuerberatenden Berufe müssen die Ausgangskontrolle von fristgebundenen Schriftsätzen so organisieren, dass sie einen gestuften Schutz gegen Fristversäumungen bietet7. Dabei ist die für die Kontrolle zuständige Bürokraft anzuweisen, dass Fristen im Kalender erst zu streichen oder als erledigt zu kennzeichnen sind, nachdem sie sich anhand der Akte selbst vergewissert hat, dass zweifelsfrei nichts mehr zu veranlassen ist8.

Die ordnungsgemäße, zur Vermeidung von Fristversäumnissen geeignete Büroorganisation setzt u.a. voraus, dass der Ausgang eines Schriftstücks, das eine gesetzliche Frist wahren soll, nicht dokumentiert wird, solange die zur Absendung erforderlichen Arbeitsschritte nicht vollständig getan sind, und eine Frist nicht vorher gelöscht wird. Bei Übermittlung eines fristwahrenden Schriftstücks per Telefax darf demgemäß die betreffende Frist erst gelöscht werden, wenn ein von dem Telefaxgerät des Absenders ausgedruckter Einzelnachweis (Sendebericht) vorliegt, der die ordnungsgemäße Übermittlung belegt. Werden diese Anforderungen nicht beachtet, weist dies auf einen Organisationsmangel hin9.

Zu einer wirksamen Fristenkontrolle gehört auch eine Anordnung, durch die gewährleistet wird, dass die Erledigung der fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstages anhand des Fristenkalenders von einer dazu beauftragten Bürokraft nochmals und abschließend selbständig überprüft wird10. Diese Kontrolle muss gewährleisten, dass am Ende eines jeden Arbeitstages von einer dazu beauftragten Bürokraft geprüft wird, welche fristwahrenden Schriftsätze hergestellt, abgesandt oder zumindest versandfertig gemacht worden sind und ob diese mit den im Fristenkalender vermerkten Sachen übereinstimmen11.

Die Erforderlichkeit einer derartigen abschließenden Kontrolle ergibt sich schon daraus, dass selbst bei sachgerechten Organisationsabläufen individuelle Bearbeitungsfehler auftreten können, die es nach Möglichkeit aufzufinden und zu beheben gilt12. Die allabendliche Kontrolle dient nicht allein dazu, zu überprüfen, ob sich aus den Eintragungen noch unerledigt gebliebene Fristsachen ergeben. Sie soll vielmehr auch feststellen, ob möglicherweise in einer bereits als erledigt vermerkten Frist die fristwahrende Handlung noch aussteht13.

Diese Voraussetzungen für eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand wegen Versäumung der Begründungsfrist sind im hier entschiedenen Streitfall nach Ansicht des Bundesfinanzhofs nicht erfüllt: Nach dem Vorbringen des Klägers kann nicht ausgeschlossen werden, dass an der Fristversäumnis ursächlich ein Organisationsverschulden des Prozessbevollmächtigten mitgewirkt hat. Der Kläger hat nicht substantiiert und in sich schlüssig dargelegt, dass die Ausgangskontrolle von fristgebundenen Schriftsätzen in der Kanzlei des Prozessbevollmächtigten so organisiert war, dass sie den erforderlichen gestuften Schutz gegen Fristversäumnisse bot. Er hat nicht vorgetragen, dass in der Kanzlei angeordnet gewesen sei, dass eine Frist erst gelöscht wird, wenn die zur Absendung des Schriftstücks erforderlichen Arbeitsschritte vollständig getan sind und bei Übermittlung eines fristwahrenden Schriftstücks per Telefax ein von dem Telefaxgerät des Absenders ausgedruckter Einzelnachweis (Sendebericht) vorliegt, der die ordnungsgemäße Übermittlung belegt. Er hat auch nicht ausgeführt, dass die für die Fristenkontrolle zuständige Bürokraft angewiesen gewesen sei, Fristen im Kalender erst zu streichen oder als erledigt zu kennzeichnen, nachdem sie sich anhand der Akte vergewissert hat, dass zweifelsfrei nichts mehr zu veranlassen ist, und dass hinsichtlich fristgebundener Sachen eine allabendliche Kontrolle mit einer nochmaligen, selbständigen Prüfung angeordnet war. Individuelle Bearbeitungsfehler, wie sie selbst bei sachgerechten Organisationsabläufen auftreten können, konnten, wie auch der Streitfall zeigt, aufgrund der unzureichenden Büroorganisation allenfalls zufällig entdeckt werden. Dies genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand.

Bundesfinanzhof, Beschluss vom 28. Juli 2015 – II B 150/14

  1. BFH, Beschlüsse vom 09.01.2014 – X R 14/13, BFH/NV 2014, 567, Rz 11; vom 26.02.2014 – IX R 41/13, BFH/NV 2014, 881, Rz 10; und vom 16.09.2014 – II B 46/14, BFH/NV 2015, 49, Rz 4 []
  2. ständige Rechtsprechung, vgl. z.B. BFH, Beschlüsse vom 13.09.2012 – XI R 13/12, BFH/NV 2013, 60, Rz 13, 19; in BFH/NV 2014, 881, Rz 10; vom 28.03.2014 – IX B 115/13, BFH/NV 2014, 896, Rz 4; in BFH/NV 2015, 49, Rz 6; und vom 02.12 2014 – III B 36/14, BFH/NV 2015, 505, Rz 13 []
  3. BFH, Urteil vom 18.03.2014 – VIII R 33/12, BFHE 246, 1, BStBl II 2014, 922, Rz 17 []
  4. BFH, Urteil in BFHE 246, 1, BStBl II 2014, 922, Rz 18 []
  5. z.B. BFH, Beschlüsse vom 14.12 2011 – X B 50/11, BFH/NV 2012, 440; vom 30.04.2013 – IV R 38/11, BFH/NV 2013, 1117, Rz 19, und in BFH/NV 2014, 567, Rz 12 []
  6. BFH, Beschluss vom 13.09.2012 – XI R 48/10, BFH/NV 2013, 212, Rz 13, m.w.N. []
  7. BGH, Beschluss vom 04.11.2014 – VIII ZB 38/14, NJW 2015, 253, Rz 9, m.w.N. []
  8. BGH, Beschluss vom 26.02.2015 – III ZB 55/14, WM 2015, 782, Rz 8 []
  9. BFH, Urteil in BFHE 246, 1, BStBl II 2014, 922, Rz 20, m.w.N. []
  10. BGH, Beschlüsse in NJW 2015, 253, Rz 8 f., und in WM 2015, 782, Rz 8, je m.w.N. []
  11. BGH, Beschluss in NJW 2015, 253, Rz 9, m.w.N. []
  12. BGH, Beschlüsse in NJW 2015, 253, Rz 8, und in WM 2015, 782, Rz 18, m.w.N. []
  13. BGH, Beschluss in WM 2015, 782, Rz 18, m.w.N. []