Postausgangskontrolle in der Anwaltskanzlei

Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs müssen Prozessbevollmächtigte in ihrem Büro eine Ausgangskontrolle schaffen, die zuverlässig gewährleistet, dass die im Fristenkalender vermerkten Fristen erst dann gestrichen oder anderweit als erledigt gekennzeichnet werden, wenn die fristwahrende Maßnahme tatsächlich durchgeführt, der Schriftsatz also gefertigt und abgesandt oder zumindest postfertig gemacht, die weitere Beförderung der ausgehenden Post also organisatorisch zuverlässig vorbereitet worden und nötigenfalls vorab per Telefax übermittelt worden ist1.

Postausgangskontrolle in der Anwaltskanzlei

Bei der Übermittlung fristwahrender Schriftsätze per Telefax kommt der Rechtsanwalt seiner Verpflichtung zu einer wirksamen Ausgangskontrolle nur dann nach, wenn er seinem Personal die Weisung erteilt, sich einen Sendebericht ausdrucken zu lassen, auf dieser Grundlage die Vollständigkeit der Übermittlung zu prüfen und die Notfrist erst nach Kontrolle des Sendeberichts zu löschen.

Diese Ausgangskontrolle dient nicht nur dazu, Fehler bei der Übermittlung auszuschließen. Vielmehr soll damit ebenso die Feststellung ermöglicht werden, ob der Schriftsatz überhaupt übermittelt worden ist2.

Zu einer wirksamen Ausgangskontrolle gehört weiterhin eine Anordnung des Prozessbevollmächtigten, die sicherstellt, dass die Erledigung der fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstags anweisungsgemäß anhand des Fristenkalenders überprüft wird3.

Der für die Kontrolle zuständige Angestellte ist dabei anzuweisen, Fristen im Kalender grundsätzlich erst zu streichen oder als erledigt zu kennzeichnen, nachdem er sich anhand der Akte vergewissert hat, dass zweifelsfrei nicht mehr zu veranlassen ist4.

Bundesgerichtshof, Beschluss vom 27. November 2014 – I ZB 37/14

  1. BGH, Beschluss vom 17.01.2012 – VI ZB 11/11, NJW-RR 2012, 427 Rn. 9; Beschluss vom 28.02.2013 – I ZB 75/12, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 6; Beschluss vom 29.10.2013 – X ZB 17/12, GRUR 2014, 102 Rn. 11 Bergbaumaschine; Beschluss vom 16.12 2013 – II ZB 23/12 9 []
  2. BGH, Beschluss vom 07.07.2010 XII ZB 59/10, NJW-RR 2010, 1648 Rn. 12 und 14; BGH, NJW-RR 2013, 1008 Rn. 6; BGH, Beschluss vom 17.07.2013 XII ZB 115/13, NJW-RR 2013, 1328 Rn. 6 []
  3. BGH, NJW-RR 2012, 427 Rn. 9; NJW-RR 2013, 1008 Rn. 6; BGH, Beschluss vom 16.12 2013 – II ZB 23/12 9 []
  4. BGH, Beschluss vom 08.01.2013 – VI ZB 78/11, NJW-RR 2013, 506 Rn. 10, mwN []